编者按:
    在“2010-2011学年工作总结大会”，海闻副校长明确提出管理与服务对于校区发展的关键作用，并将“2011-2012学年”定为“管理服务年”，我院也相应制定了“2011-2012学年‘管理服务年’实施方案”，确立了本学年行政工作的重点、目标与行动计划。目标提出以来，全院各单位切实把“管理服务年”作为本学年首要工作推进，紧密结合本学年十项重点工作，全面提升管理和服务对教学、科研的资源统筹与支撑力度，从长远上构建校区发展的制度基础与团队保障。
    为更好地总结各单位落实“管理服务年”工作的好经验、好做法，促进各项工作的深化落实，同时增进各单位的经验交流，两办联合各单位整合推出“求实效看变化落实‘管理服务年’系列报道”。本系列报道共有八篇，每篇报道着重陈述两个学院或职能部门在本学年推进落实“管理服务年”方案的工作总结、经验及亮点。
                      学工处：秉承服务育人宗旨扎实推进学生工作
        学工处秉承“热心、信心、恒心、耐心”的工作理念，扎实推进服务育人工作，针对服务的对象有针对性的开展服务，切实把“管理服务年”工作落到实处。
                   日常工作简洁化   服务育人一体化 
    本学年,学工处重新思考自身工作与学生的关系，重新定位在全面服务学生的总体格局中所扮演的角色，强调服务育人的理念，使学生思想政治教育工作真正以学生的成才为中心，跳出学生工作系统的小循环，形成全员育人的大循环。
    除厘清服务学生的思路与明确自身角色外,学工处切实从学生角度出发，完善工作制度，细化工作流程，从就业指导、学生骨干培养、心理健康指导等多方面梳理与完善工作制度，并在就业手续、户口卡借用、医疗报销、证件办理等事项中简化环节，节省学生办理事务的时间，提高行政工作效率。例如户口卡借用之前学生需要到学工处盖章后才能到燕园派出所借取，现在学生可以凭借有效证件直接取用，大大降低了学生办理手续的时间成本。
                   开展多方培训  打造专业学工队伍 
    学工处积极打造专业、稳定、负责的学生工作队伍。除邀请著名心理咨询专家为学工系统老师开展集中培训外，学工处还重视日常交流与工作配合，通过每周例会加强学工老师的沟通，并及时了解各学院学生工作动向；通过集体活动加强学工团队凝聚力，2011年教职工大会上，学工系统工作人员集体亮相表演走秀节目，充分展示了学工系统积极向上、团结互助的精神风貌。
    学工处还充分认识到学生骨干对于学生工作的支撑作用，注重对学生骨干的培养与教育。通过党支部书记培训、学生骨干培训班等专项培训项目提高学生骨干的理论水平和工作素养；通过大运会志愿者的招募、培训和管理，新生晚会，趣味运动会和镜湖之夜晚会等大型活动锻炼学生的组织协调、团队合作、应急反应等能力；通过“支部创新立项”、“北大学子进桃源”等实践活动培养学生的创新能力和沟通能力。通过开展多方培训，打造一支具备统筹规划及创新发展能力的学生骨干队伍，让学生了解学生，并让学生管理服务好自己。
                   专业队伍服务人  细化分工培育人
    学工处涉及学生工作的事项较多，为服务好广大学生，学工处根据学生所需细化分工。一是多渠道开展就业指导工作。
    引导学生树立正确的人生观、价值观，将自身择业去向与国家需要相结合；联系各个学院专业特点和学生需求，各学院开展“北大就业政策解读”专题讲座，通过讲座帮助学生了解就业政策，并通过互动交流给予单独指导。充分发挥学生骨干的优势，并积极使用微博、qq群等新媒体增进与学生的沟通了解。明确的信息发布流程效果良好，据学生反馈，能够及时地将信息发布出去，建立了学工处与学生行之有效的沟通平台；同时，也为用人单位发布信息、举行校园招聘会、开展校企合作提供了便利。二是心理健康工作日趋专业化、规范化。学工处重视心理健康与咨询工作，每学期对学生进行一次心理测评，每周固定时段与学生面谈咨询和电话咨询；第一本心理宣传手册《南燕心语》，以新颖的方式让大家了解心理健康的基本知识，学会自我调适；组建心理委员队伍，定期召开心理委员交流会了解学生动态，同时积极组织开展专业培训，提高心理委员队伍的工作能力。三是形成有深研院特色的学生资助工作。建立贫困学生、贷款学生管理档案，形成学生资助信息数据库。资助工作的深入得到了中国银行深圳分行等单位的大力支持，更为学生带来了中国香港星火基金会的助学金资助，先后有40位家庭贫困学生受益。
                    重视文体活动  打造品牌校园文化
    学工处重视文体活动，倾力打造系列国际化、品牌化的校园文化。本学年，学工处集中推出了“五彩南燕，青春北大”系列主题活动，突出教育意义，活跃校园气氛；举办了“庆国庆、迎新生”文艺晚会、“缤纷社团、团聚梦想——第六届社团文化节”、中芭专场演出、镜湖之夜等一系列文艺活动，活跃校园气氛，营造特色的校园文化；组织同学参加校本部运动会，获得甲组团体总分第一的好成绩。一系列活动的组织，不仅为广大同学提供了展示青春活力的舞台，也为我院校园文化建设贡献力量。在活动开展中，学工处注重不同国家背景学生间的交流，在活动中注重跨专业、跨年级的合作。通过校园活动的开展，增进国内学生与留学生的沟通交流，感受不同文化之间的碰撞。
                两办：完善制度搭建平台扎实推进行政管理服务
    在落实管理服务年方案过程中，两办率先完善制度、搭建平台,扎实推进行政管理服务,以期提高管理服务水平，更好地服务全院师生。
                     完善规章制度  细化工作流程
    本学年，两办严格内部纪律，建立健全规章制度，细化工作流程，提高管理服务师生的质量。自2011年9月起，两办着手从我院的组织与管理、教育教学管理、科研服务与管理、人事管理、学生服务与管理、财务服务与管理、校园管理与安全、信息服务与管理等八大方面梳理完善我院规章制度，并汇编成册，为我院行政管理服务提供制度依据。此外，根据服务师生的实际需求，两办进一步收集整合、梳理细化全院涉及学工、教务、信息等业务口近50余条工作流程。值得一提的是，两办以信息化手段为抓手，将工作流程根据服务对象实际需求进行分类，并呈现在院内门户的办事指南中，5月初，我院广大师生就可通过登录院内门户点击办事指南了解涉及自身需求的工作流程。通过该项服务，广大师生不必再亲自到各职能部门询问办事流程，只需要网上轻轻一点，便能迅速获取服务信息。
                      提升服务效能  搭建工作平台
    本学年，两办汇总各单位2011-2012学年第二学期全院性工作与重大活动，制定工作计划表并向全院发放。该表不仅是各单位落实工作与接受督查的重要依据，也是各单位相互交流、资源共享的信息互通渠道。此外，两办特制成督查式与日历式两种形式计划表，以方便各单位查看使用。
    根据《2011-2012学年“管理服务年”实施方案》，为提升服务效能，两办积极搭建工作平台。本学年，两办新搭建院内门户、院长信箱、院两办网站三个服务平台及南燕新闻网宣传平台，并与信息化办公室合作将我院官方网站（中英文版）进行全新改版。4月13日，院内门户正式上线启动，院内门户将面向全院师生发布综合信息和提供管理服务，院内门户的启用完全改变了我院过去十年通过邮箱发布学校、部门公告及相关信息的状态，更具时效性、服务性、稳定性。
可以说，院内门户的启用是我院创立以来管理服务工作的重大突破。2月13日，院长信箱上线使用，广大师生只要从主页进入院长信箱页面，就可以直接与我院行政领导班子对话，反映问题。院领导班子可以在院长信箱回复并处理相关问题。院长信箱的设立使用不仅搭建了广大师生与院领导交流的桥梁，更为院领导决策处理问题提供现实依据。
                       强化能力培养  加强团队建设
    两办十分重视团队建设，加强行政人员能力培养。每周两办例行会议上，行政人员不仅对各自工作进行交流汇报，更分享各自工作方法与学习资料，促进共同进步。此外，为进一步加强全院信息宣传人员能力，更好地扩大我院影响力，两办特邀深圳市委办公厅信息处处长牛长涛、深圳特区报文教部主任沈清华等政府机关、业界资深从业者为我院负责信息宣传工作的老师展开培训。我院信息宣传人员在两办的统筹下，每两周召开信息宣传工作例会，双语交流各单位信息，并请两办外籍工作人员Gretta纠正英语发音，各位老师英语口语水平明显提升。
    此外，为进一步提升我院新工作服务决策、服务师生、服务关心支持校区发展的各界人士的能力，两办于2月17日推出《南燕教育信息参考》，该刊物重点关注与我院建设发展相关的国际、国内政策方针、前沿动态、数据报告、言论观点、理论调研等，以精简摘要形式推出呈现，力图视角独特、资料权威，以期达到决策参考、增进新知的核心目标。《南燕教育信息参考》每周出刊，至今已面向全院发放十六期。
    本学年，两办通过完善规章制度、细化工作流程，提升服务效能、搭建工作平台，强化能力培养、加强团队建设扎实推进行政管理服务，以实际行动落实《北京大学深圳研究生院2011-2012学年“管理服务年”实施方案》。未来，两办全体工作人员，将以更执着的努力、更周到的服务，为深圳研究生院创建世界一流国际化校区贡献力量！