编者按:

在“2010-2011学年工作总结大会”，海闻副校长明确提出管理与服务对于校区发展的关键作用，并将“2011-2012学年”定为“管理服务年”，我院也相应制定了“2011-2012学年‘管理服务年’实施方案”，确立了本学年行政工作的重点、目标与行动计划。目标提出以来，全院各单位切实把“管理服务年”作为本学年首要工作推进，紧密结合本学年十项重点工作，全面提升管理和服务对教学、科研的资源统筹与支撑力度，从长远上构建校区发展的制度基础与团队保障。

为更好地总结各单位落实“管理服务年”工作的好经验、好做法，促进各项工作的深化落实，同时增进各单位的经验交流，两办联合各单位整合推出“求实效看变化落实‘管理服务年’系列报道”。本系列报道共有八篇，每篇报道着重陈述两个学院或职能部门在本学年推进落实“管理服务年”方案的经验及亮点。

信息办：拓展服务领域 搭建信息化平台 加强团队建设

信息化办公室（以下简称“信息办”）是北大深圳研究生院最年轻的职能部门，于2011年8月成立。在落实管理服务年方案过程中，信息办始终坚持以师生为本的服务理念，积极拓展服务领域，搭建信息化平台,加强团队建设,提高服务质量与专业服务能力,为北大深圳研究生院创建世界一流国际化校区提供强有力的信息化支持。

拓展服务领域提高服务质量

信息办成立前，由于部门不独立以及人员不足，为师生提供的专业服务颇为单一，无论是在服务质量还是在服务范围上，都无法满足师生的实际需求。为解决师生对网络与信息技术的需求，信息办自2011年8月成立后，在部门定位上明确并扩大了服务职能，从单一的桌面维护、网络管理发展到全方位的信息化服务，有效地促进我院教育信息化水平的提升。

为了满足师生员工对于IT服务的实际需求，更好地解决师生员工在IT领域遇到的一系列问题，信息办积极采取措施，拓展服务领域，开辟便捷服务渠道，提高服务质量。信息办向各部门、各学院发放IT服务名片，增设网上报修和邮件报修途径，方便师生及时报修。为了响应学校建设世界一流国际化校区的目标，更好地服务于外籍师生，信息办还增设中英文服务。

搭建信息化平台推动国际化校区建设

通过网络力量宣传我院形象，提升我院影响力，吸引更多优秀学子，是推动我院建设国际化校区的重要举措。为了让各学院和部门更好地进行形象展示和更便利地发布信息，信息办提供了相应的软硬件环境及技术指导，包括提供通用的互联网应用服务器，软件共享服务平台，并制作了相应的网站和管理系统，包括：深研院网站全新改版、南燕新闻网、十周年庆专题网站、城市规划与设计学院网站改版、学院门户网站、院长信箱、校园三维导览、学习管理系统、选课系统、宿舍管理系统等。特别是在“十周年院庆”期间，信息办全体人员放弃假日休息机会，经常加班加点，连夜赶工，在极短的时间内完成了十周年庆专题网站的制作，并对南燕新闻网和深研院官方网站进行全新改版。让深研院十年发展成果及积极向上的形象通过信息化的手段得以良好展示。此外，信息办还顺利迁移教职工邮件系统和学生邮件系统，为我院师生更好地利用邮件系统工作学习提供便利。

加强团队建设提升专业服务

信息办十分重视团队建设，部门人数从此前的1人迅速发展到现今的10人（4位全职6位兼职）。信息办根据具体服务范围，以及各位工作人员的专业技术特点，明确岗位职责。此外，信息办十分重视员工的能力提升与团队建设情况。每周开展工作例会，部门成员依次对近期工作以及工作计划进行汇报。并切实对工作中遇到的技术问题及良好的解决方式进行分享，促进团队成员共同进步。信息办还积极安排部门成员到外面进行技能培训，也曾邀请国外同行（劳伦斯伯克利国家实验室）到部门进行技术交流指导。此外，为了丰富员工业余生活，信息办定期组织文体活动，每周的活动包括打羽毛球、打乒乓球，玩牌类游戏，每学期还有至少两次户外活动促进成员更好地交流。

培训中心:三“强”搭台，全面提升培训中心管理服务

为扎实落实“管理服务年”，切实提升培训中心的管理服务能力，培训中心围绕“强调团队创新意识”、“强化学员管理服务”、“增强毕业校友联系”三个“强”进行了一系列的工作调整与努力。

建立例会制度，强调团队创新意识

“踏实做事，团结合作”是培训中心所坚持的理念。但要进一步提升培训中心的管理服务，仅仅依靠每个人认真完成各自的事务性工作是远远不够的。如何在继续发扬这一传统，做好事务性工作的同时，调动全体教职工的积极性与创造性，更好地推进继续教育工作，是培训中心面临的最大挑战之一。

为此，在管理服务年之际，培训中心着手建立例会制度，每周一次进行分组会议。例会不止是让各位老师交流工作进度，更重要的是以“头脑风暴”的方式为培训中心工作的进一步开展建言献策。在分组例会上，每位老师既要找出问题所在，又要提出解决方案，再通过集体讨论得出最佳的方法。

就这样，一个个全新课程、管理方案、活动方案从例会的“头脑风暴”中产生。而这种“头脑风暴”也逐渐形成惯性，延续到了例会之外。在午餐时间、班车上，一有机会各位老师都不忘探讨工作中遇到的问题，为彼此提出的解决方案进行参谋。

健全品牌活动，强化学员管理服务

作为深圳研究生院的继续教育部门，培训中心管理服务的对象是在职学员。与全日制的学生不同，在职学员要同时兼顾学业与工作。虽然有班委组织班级活动，但往往心有余而力不足。在培训中心人手有限的情况下，形成适合在职学员特点的课余活动，加强在职教育的文化氛围建设便成为培训中心做好教辅工作的关键之一。

本学年，在已有的北大深圳论坛、嘉年华的基础之上，培训中心新增“‘情系南燕’在职学员校园定向越野活动”，形成了文化、艺术、体育三位一体的系列品牌活动。本次越野活动共有150余位学员积极参与，该活动不仅借助团队任务增加在职学员之间的交流，更切实让在职学员感受到良好的学校氛围。

除了健全品牌活动之外，在日常教务管理中，培训中心强调将工作落实到细节上，如简化工作流程、搭建教务平台、及时掌握学员学习进度等等。通过细致的工作，帮助每位学员顺利完成学业。

丰富信息渠道，增强毕业校友联系

十年来，我院已为深圳及广东地区培养了千余名的在职学员。联系好已毕业的在职学员既是我院校友工作的重要组成部分，也是扩大我院影响力的重要渠道。为此，培训中心积极搭建短信平台、培训中心官网等多种联络渠道。

为了让校友更及时有效地了解学校的发展，培训中心从本学年开始启动《南燕情》电子期刊。电子期刊包含了新闻、专题、聚焦、观点等几个版块。在将学校的最新发展传递给校友的同时，也配合学院的宣传工作适时推出专题报道。如配合十周年院庆，电子期刊刊登了《征程十年走向世界》等专题，全方位地向在职学员展示深圳研究生院十年办学成果。

凭借多元化的渠道，千余名的校友能够全面掌握深圳研究生院的发展，也能够继续感受北大的精神与情怀。

（文：罗桂波 王雅雯）