编者按:
在“2010-2011学年工作总结大会”，海闻副校长明确提出管理与服务对于校区发展的关键作用，并将“2011-2012学年”定为“管理服务年”，我院也相应制定了“2011-2012学年‘管理服务年’实施方案”，确立了本学年行政工作的重点、目标与行动计划。目标提出以来，全院各单位切实把“管理服务年”作为本学年首要工作推进，紧密结合本学年十项重点工作，全面提升管理和服务对教学、科研的资源统筹与支撑力度，从长远上构建校区发展的制度基础与团队保障。
为更好地总结各单位落实“管理服务年”工作的好经验、好做法，促进各项工作的深化落实，同时增进各单位的经验交流，两办联合各单位整合推出“求实效 看变化 落实‘管理服务年’系列报道”。本系列报道共有八篇，每篇报道着重陈述两个学院或职能部门在本学年推进落实“管理服务年”方案的经验及亮点。
环境与能源学院: 完善制度,细化工作,组建团结高效的行政服务团队
本学年内，环境与能源学院完善制度，细化工作，目前基本上形成了一个机制健全、责任明确、保障有力、运转高效的工作运行体系。
完善规章制度，细化工作流程
环境与能源学院以服务师生实际需求为工作原则，进一步加强制度建设，细化各项规章，完善办事流程。
本学年内，经过环境与能源学院院长办公例会讨论，行政综合办公室先后向全院教职工发布了一系列规章制度，如《环境与能源学院教职工请假及出差申请流程说明》、《环境与能源学院设立研究中心及实验室流程指南》、《环境与能源学院行政人员年休假说明》等。此外,为维护学院正常教学科研秩序，确保学生工作的科学性与规范性，环境与能源学院根据北京大学及深圳研究生院有关规定，制定发布了一系列学生工作管理文件，如《学生请假管理规定》、《学生办公室申请及使用规定》、《评优评奖实施细则》及针对新生入学的《新生入学须知》等。环境与能源学院将上述规章制度与办事流程通过网络公开发布，方便广大师生办理各事项，提高工作效率。
提升服务效能，搭建工作平台
学期初，环境与能源学院着手制定本学年重点工作计划，并与深研院工作计划相结合，合理安排工作任务，搭建工作平台，注意督查落实。
环境与能源学院重视教学科研及行政管理安排。学院积极搭建由教授及副教授组建的“中期规划委员会”平台，对学院未来五年学术发展方向及行政管理做出详细规划。此外，环境与能源学院定期召开院长办公例会，涉及学院教学、科研、管理及日常行政等事务都被提交至院长办公例会讨论决策，用集体智慧推动环境与能源学院稳步发展。
为召开“2012低碳区域与城市发展科技论坛”，环境与能源学院一年前就组建会务筹备组，制定会务工作流程及安排工作细节，为会议圆满顺利地进行提供良好服务。“2012学年午餐学术沙龙计划”也是环境与能源学院重点打造的精品活动，学院邀请学界业界知名人士前来讲课，该活动每两周举办一次，已持续举办14期。该活动的成功举办为广大师生了解外界科研动向、更好地进行学术交流提供良好平台。此外,为展示学院教学科研成果、便于师生更好地进行科研交流，环境与能源学院将教师科研成果装订成册，在院公共会议室搭建科研成果展示区进行展示。
强化能力培养，加强团队建设
环境与能源学院十分重视行政人员的能力培养与团队建设。为进一步加强完善学院新闻宣传工作，环境与能源学院组建了新闻网站工作团队，及时报道学院新闻，全面更新学院中英文网页，并积极与校外媒体合作，广泛宣传学院发展与重大事项。环境与能源学院对全院行政人员工作任务分工明确，从实际工作中强化能力培养。如针对不同项目有专人负责跟踪落实，及时向院领导汇报项目进展，如SPO合作、Drexel合作、加州大学合作、实验室管理及建设、企业合作、政府公共关系等。通过跟进专项有效提升综合能力。此外，学院行政人员积极参加两办及人事处举办的各种培训，如英语培训、公文书写培训、新闻撰写培训等。
总之，环境与能源学院在本学年内，贯彻执行了“管理服务年”的各项要求，完善制度，细化工作，组建了团结高效的行政服务团队，并且在细节上积极创新，推动行政管理服务工作更加有序化、高效化地进行。
城市规划与设计学院：加强管理，提升服务，打造“细致入微”管理服务形象
城市规划与设计学院积极贯彻落实“管理服务年”的实施方案，以树立服务意识为抓手，健全规章制度，完善服务机制，全力打造“细致入微”的管理服务形象。
爱岗敬业，全员服务
在深圳研究生院管理服务年方案的总体要求之下，城市规划与设计学院成立了教授指导委员会指导学科发展，面向学院管理工作的新要求聘用了两名院长助理，并成立综合办公室统筹全院的日常行政、教学、科研管理工作。学院积极倡导“爱岗敬业，全员服务”的意识，使全院三分之二的教师科研人员参与到管理服务工作中来。学院要求从工作各环节着手，提出不仅要高效完成本职工作，更要“先人所想，思虑周全”地以目标为导向，推动各项事务的落实。
为方便学生与行政工作人员之间的联系，更好地为广大师生服务，学院搭建各班级、服务管理团队的飞信、QQ群等信息化平台。此外，城市规划与设计学院还对学院中英文网站进行改版，对外展示学院在教学、科研等方面的最新进展和师生的精神面貌。
健全制度,狠抓落实
城市规划与设计学院积极推进规章制度的修订，以规范性文件规定各项工作管理，细化办事流程以及工作绩效评估。学院先后修订了《管理服务人员管理办法》、《科研工作管理办法及工作流程》、《宣传工作管理办法及工作流程》、《学生综合素质测评细则》、《学生手册》、《学生活动管理办法》、《固定资产管理流程》等一系列学院的教学、科研、学工、后勤规章制度。为保障各项工作的切实执行,城市规划与设计学院还形成了较为完备的
反馈机制，做到“事事有人管、人人有反馈”。目前，学院的工作流程为：（1）发现问题积极处理；(2)“办公室工作例会”进行交流讨论；（3）根据事件情况上报主管领导或“院长办公会”审批；（4）形成规定或工作流程指导；（5）推进问题解决。该工作流程可以促进各项工作妥善处理。学院定期召开“院长办公会”，决策学院重大事件，每周召开办公室工作例会，汇报工作进展、布置近期工作，并及时将会议纪要报送学院领导。学院还通过工作交流会来促进管理服务人员的内部沟通，通过集体讨论来完善制定工作的管理办法和环节流程。
明晰职责,细化管理
城市规划学院要求行政工作人员都将学院发展与个人职业目标相联系，在学院发展中实现个人价值。由于管理服务工作大多繁杂、琐碎，一些复杂工作往往需要多人甚至多部门共同协作。对此学院在出台相关规章制度的同时，进一步明确了工作流程及责任人，确保每个环节都有人跟进。学院强调对常规事务性工作（如教学计划、学工计划、注册报到、就业指导、毕业答辩等）的经验积累，要求责任人拟定细节性的工作方案以备后期实施、借鉴。此外，学院还专门设立外聘授课老师资料库，记录教师的工作方式、个人偏好等信息，以提高对外聘授课老师的服务质量；强调对学生工作采取“一人接待，负责到底”的工作方式，避免信息混淆，及时解决学生问题。
此外，为调动行政工作人员的工作积极性和主动性，学院制定了《管理服务人员管理办法》，详细规定每学期从德、能、勤、绩四方面对行政工作人员工作进行工作评估。评估结合自我评定、领导考核、同事互评等多种方式保障整个系统的公平、公正、公开，并根据事先制定的奖惩措施进行赏罚。该办法的执行不仅确保了管理服务人员在制度层面上有章可循，还可以有效地调动管理服务人员的自觉性、主动性和积极性。此外,城市规划与设计学院还积极组织行政工作人员参与素质拓展等活动，加强团队合作，树立责任感、提高工作能力和培养发现问题、解决问题的主动性与积极性。
（文：胡宜华 钟愉佳）
