编者按:
    在“2010-2011学年工作总结大会”，海闻副校长明确提出管理与服务对于校区发展的关键作用，并将“2011-2012学年”定为“管理服务年”，我院也相应制定了“2011-2012学年‘管理服务年’实施方案”，确立了本学年行政工作的重点、目标与行动计划。目标提出以来，全院各单位切实把“管理服务年”作为本学年首要工作推进，紧密结合本学年十项重点工作，全面提升管理和服务对教学、科研的资源统筹与支撑力度，从长远上构建校区发展的制度基础与团队保障。
    为更好地总结各单位落实“管理服务年”工作的好经验、好做法，促进各项工作的深化落实，同时增进各单位的经验交流，两办联合各单位整合推出“求实效 看变化 落实‘管理服务年’系列报道”。本系列报道共有八篇，每篇报道着重陈述两个学院或职能部门在本学年推进落实“管理服务年”方案的工作总结、经验及亮点。
 

                        国际法学院：全面提升管理服务水平，打造高效高质行政团队
    本学年，国际法学院坚持贯彻深研院建设“管理服务年”的方针政策，致力打造科学、高效的行政体系，在学院规章制度建设、业务口分工、信息化建设等方面采取了积极应对措施和创新方法，全面提升了行政管理团队服务效能和水平。
完善规章制度建设，细化工作流程
    随着学院教授和学生规模的快速增长，在总结过去四年工作困难和经验基础上，国际法学院行政办公室各部门积极响应学校号召，致力于工作的规范化和流程化。学院人事部门针对行政人员工作规范制定和发布了《行政人员手册》、《行政人员着装规范》、《办公室文明规范》，针对教授支持服务制作了《教授手册》和常用地点指引卡片，并创新性地提出建立教授联系人制度，大大提高了首次来我院任教人员的服务满意度。
    学院教务部门也在总结前几年工作的基础上，制定了《教授教务指南》、《学生选课制度》、《监考指南》、《学生考场守则》、《评分参考指南》等规章制度，使我院教务工作更加系统化和规范化，流程更加清楚透明，减少了重复工作，增加了行政效率。学院财务、学工和国际交流部门也在本年度梳理了本部门各项工作流程，为教授和学生咨询业务、办理相关手续提供便利。
进行部门调整，优化队伍结构
    本学年，国际法学院根据行政服务实际需求和发展目标，调整管理模式，重新整合行政资源，将原来的综合办公室改编成两个大的部门——办公室内务和跨国运营。前者主要包括招生、就业、信息宣传、国际交流项目、日常教务和学工等行政事务，后者主要提供人事（包括国家和地级人才计划）、财务、大楼监控、教授支持和其他外籍人士相关行政服务。调整后，部门分工明确，有序合作，大大提升了行政效率、便利了广大师生。
    此外，国际法学院加强对行政人员的技能培训，来自美国的国际法学院市场与培训助理主任EunSoo Park定期给行政人员进行美国文化、职场礼仪和工作英语等方面的培训，提升行政人员的职业化水平。
创新教师管理服务模式  搭建内部沟通平台
    本年度，国际法学院在短期授课教师管理服务方面亦相应有创新性调整，为学院所有非常驻教授推出“行政联络人”制度。联络人从教授确定来深授课即全程跟进教授教学、后勤、人事、财务、教学等各方面事务。教授如有任何行政服务需求，只需向行政联络人咨询，由联络人和对应业务口人员进行沟通并将信息回馈给教授。此模式推行三个月来收效良好，极大地减轻了短期教师在适应环境方面的时间成本，不仅提高了工作效率，还在教师与行政人员之间建立了良好互信的关系。
    此外，国际法学院积极搭建内部沟通平台，推行周例会制度，各业务部门定期汇报工作情况和最新进展，加强各业务口的信息沟通。重大项目集体参与，互帮互助，强化沟通，提高效率。另外，学院宣传口定期收集师生动态信息，发布学院每周信息通报（STL Weekly Newsletter），方便师生及时了解学院最新动态，分享信息。
利用信息化手段推动整体工作提升
    国际法学院重视形象宣传。2011年9月，国际法学院新版双语网站正式投入使用，新网站在目录架构和形象设计方面都有大步提升。此外，国际法学院向北大本部申请，启用了stl.pku.edu.cn网站域名。4月中旬，在信息化办公室和北大本部技术部门的帮助下，国际法学院邮箱系统也正式启用。独立的域名和邮箱更加有利于学院的外部形象包装和宣传，也使学院定位更加明确。
    国际法学院信息化水平的提高还体现在教务工作和就业工作方面。本年度，国际法学院开始使用深研院自主研发的教务系统进行学生选课，淘汰了以往手动选课的机械化操作。另外，我院开始使用北大门户系统进行成绩录入，免去了以往行政人员逐一通过邮箱或者信封分发成绩的繁重工作量。在就业方面，国际法学院学习美国法学院的做法，通过Symplicity就业系统维护雇主信息和收集发布就业实习信息，对国际法学院掌握的就业资源进行动态管理，有效跟进。
充实法律图书馆馆藏，为师生科研提供资源
    在馆藏发展方面，国际法学院与YBP公司签订合作协议，正式启用该公司的采购和馆藏发展数据库服务作为印刷型资源购买的补充。电子资源方面，除按常规向大学城图书馆推荐购买国际法学院所需书籍，还首次以学院名义与国内数据库代理商单独签订合同，购买了仲裁类电子期刊及牛津法学专著库两个学科针对性较强的资源。本年度国际法学院联系试用4个数据库，新订11个数据库（含1个中文数据库），现有法律类专属数据库达31个，为师生的研究学习进一步提供了支持。
    在参考咨询服务方面，国际法学院通过电话、电邮及时解决师生们关于寻找资源、文献，学习平台登录，图书馆借阅、使用等问题；应教授之邀，举办关于如何利用图书馆资源的讲座；采纳合理建议，如发布“新上架图书通知”等。新的图书馆网站也正在积极筹备中，将于近期上线，为读者提供更丰富的服务内容。
    国际法学院本年度的另一重要举措是我院图书馆购买了小型图书馆管理软件专供教参室使用。由大学城图书馆提供书标，条码，我馆独立编目、数据录入。本学期以来，第三模块基本实现由自动化系统操作非打印教材的借还，开始逐步解决教参资料长期管理无序的问题。
 

               汇丰商学院:全面打造精英团队 制度规范执行有力
    本学年，汇丰商学院各行政团队明确师生具体需求，将“更好地为师生服务”作为工作的出发点，多维度地提升行政工作的管理服务效能，切实落实“管理服务年”实施方案，完成了向高绩效管理服务行政团队的转变。
全面规范制度流程，落实督查督办机制
    本学年，汇丰商学院完成了欧洲管理发展基金会（EFMD）的相关认证，就学院战略计划、财政计划、教师简历、培养方案、招生材料、学科管理、考核制度及学生手册等相关问题做出定案，针对管理服务的具体标准及流程进行了书面规定，同时为适应汇丰商学院的国际化的进程，还制定了符合国际习惯的留学生通用准则。各个部门以行政工作例会的形式集中督促检查，针对经验不足而导致失误的情况不断进行讨论并根据日常工作流程进行了规范设计与岗位定责；落实失误记录机制，相关责任人需要对工作中出现的重大失误做出书面报告和检查，此外，相关部门应及时总结反思此类项目工作流程，避免同类事件的再次发生；严格“管理服务年”的工作考核，在本学年“先进工作者”评选中侧重考核落实管理服务工作的表现。
建设高效行政团队，配备管理服务精英
    本学年，汇丰商学院各职能部门在招聘过程中继续提高入职标准，严格把关行政人员的学历、能力等综合素质；同时针对本部门工作内容为已在职员工设计和开展多项培训课程，如为EMBA管理办公室、EDP部门开设礼仪培训课程及班主任培训课程，针对全日制行政办公室则开设了Office办公软件的使用等实用类培训课程。相关培训课程的开展在提高各职能部门工作人员工作技能的同时，也营造了要求进步、争先创优的学习氛围，为提高汇丰商学院各部门工作人员管理能力和服务水平进行铺垫。
    通过交流心得，汇丰商学院各部门之间互通有无，学习工作经验，提高团队合作效率。
配合计划实时反馈，强化畅通沟通渠道
    汇丰商学院各部门注重工作有计划、有落实、有反馈地进行，各行政办公室主管人员根据不同的工作周期制定常规的例会安排和紧急情况处理机制，各工作人员针对工作内容制定目标并定期汇报，随时跟进工作进度并及时反馈。 
    在信息化办公系统的维护与完善中，汇丰商学院各职能部门人员坚持在事前通过邮件、网站等平台及时发布通知，事后准确报道相关事件，完善信息化沟通渠道。
（文：钟小金  张晶晶  刘婧怡 岳旖旎  ）