编者按:

在“2010-2011学年工作总结大会”，海闻副校长明确提出管理与服务对于校区发展的关键作用，并将“2011-2012学年”定为“管理服务年”，我院也相应制定了“2011-2012学年‘管理服务年’实施方案”，确立了本学年行政工作的重点、目标与行动计划。目标提出以来，全院各单位切实把“管理服务年”作为本学年首要工作推进，紧密结合本学年十项重点工作，全面提升管理和服务对教学、科研的资源统筹与支撑力度，从长远上构建校区发展的制度基础与团队保障。

为更好地总结各单位落实“管理服务年”工作的好经验、好做法，促进各项工作的深化落实，同时增进各单位的经验交流，两办联合各单位整合推出“求实效 看变化 落实‘管理服务年’系列报道”。本系列报道共有八篇，每篇报道着重陈述两个学院或职能部门在本学年推进落实“管理服务年”方案的经验及亮点。

信息工程学院:提升管理服务，注重育人树人

信息工程学院积极探索提升管理服务水平，以师生为本，更高效地完成行政工作的道路。

规范公章使用管理流程，提高服务效率

信息工程学院过去盖章流程繁琐，导致服务效率低下，如必须获院长签字审批才能到综合办公室主任处盖学院公章，而且盖章文件须由院长秘书进行扫描存档后才能使用。繁琐的盖章流程为广大师生在处理实际工作时带来不便。为提升工作效率，规范业务流程，信息工程学院行政部门做出积极努力。经过讨论并反复推敲，信息工程学院于2012年3月26日发出信工院发[2012]第1号文件，正式明确规范了新的学院公章使用管理流程，增加了部分业务的学院领导审批人，同时撤消了由院长秘书扫描存档的环节，使相关业务办理更加快捷。

定期召开行政工作例会，及时汇报工作情况

为了及时向学院领导汇报各项工作情况，便于领导了解学院动向与调整学院发展方向，信息工程学院建立由“学院领导+各办公室行政人员”组成的例会制度，由院领导牵头，每两周定期召开全院日常行政工作例会，对学院各方面工作信息进行收集、落实与督办。定期召开行政工作例会为学院良性发展提供决策保障。

善用资源，提高服务水平

信息工程学院教学、学工管理人员秉承“服务管理年”方案中的服务理念，积极拓展渠道，整合资源，从学生日常学习至毕业就业，根据不同时期特点为学生提供贴心服务。

学生工作是行政工作中比较繁琐的工作内容之一，如何服务好学生，让学生能更快更好地办理相关业务，对于一个拥有五百多学生的大院，是一道大难题。为解决这一问题，信息工程学院学工办公室构建学生骨干体系，让学生进行自我管理。学工办公室对学生骨干进行相关培训，并以班级为单位，及时解答班内同学的疑问并帮助其办理相关业务，如通过各班生活委员参加“公费医疗报销款业务流程培训”，让各班生活委员清楚了解报销流程和所需材料，再由他们向有需要的同学进行疑难解答、材料收集上交、报销款项发放等。此外，学工办公室还通过心理委员了解各班同学的心理状况，通过班长、文体委员组织文体活动等等。

由于学生因为实习、实践等原因分布于京、深、沪三地，信息工程学院的教务、学工办特开设了手机短号、QQ、飞信等联系方式，以便广泛、准确、快捷地向学生发布信息，并坚持在线为学生解决学习、生活中遇到的困难，此举受到学生的一致好评。此外，信息工程学院还及时跟踪了解学生身体素质、心理健康等信息，避免突发事件的发生。

针对学生毕业遇到的各种问题，教务办也总结出一套切实有效的管理规定与流程为学生服务。毕业答辩前夕，教务办组织毕业生召开说明会，向本院毕业生、答辩秘书，以及兄弟院系的教务老师、答辩秘书做出答辩相关工作的介绍，并将总结出的详细流程发布告知与会人员。

培养团体积极性，加强团队向心力

信息工程学院时刻关注本院教职工的团队建设，并开展各种活动培养团体积极性，加强团队向心力。2012年元月初信息工程学院举办首届迎新晚会，首次以全院集体活动的形式让教职工欢聚一堂，畅所欲言。动听的歌声，翩跹的舞蹈，有趣的灯谜、抽奖让信息工程学院的广大教师更好地融入团体，切实有效加强团队向心力。值得一提的是，整场活动由信息行政办公室的行政人员倡导、策划、募集经费并成功组织。开创了信息工程学院有效沟通的先河，为日后的学院集体活动组织提供了值得借鉴的宝贵经验。

化学生物学与生物技术学院：四方面改进工作，提高行政服务水平

本学年，化学生物学院生物技术学院从以下四方面改进工作，提高行政服务水平。

制定各项制度规范，保障实验室安全运行

本学年，化学生物学与生物技术学院制定各项制度规范，保障实验室安全运行。在各实验室PI的督促指引下，化学生物学与生物技术学院制定修改了实验室安全使用手册，所有工作人员以及学生需要认真阅读安全手册，并且需要通过网上考试获得资格方可允许进入实验室操作。该规定的制定实施有效规范学生及工作人员的实验操作，从而促进实验室安全有效地运行。

化学生物学与生物技术学院及时监督实验室卫生情况，创造良好实验室环境，避免因卫生不合格而造成的安全隐患。化学生物学与生物技术学院学术委员会成员每月进行实验室巡查，对不合规范的行为进行拍照批评，对卫生情况优秀的实验室进行表扬，促使化学生物学与生物技术学院每一个实验室拥有安全整洁的实验操作环境。此外，化学生物学与生物技术学院的行政人员与学术委员还共同讨论安全用电及省电方法。

强化工作计划安排，按期召开行政例会

为倡导执行“管理服务年”实施方案，化学生物学与生物技术学院每一位行政人员都根据自己的工作制定了本年度工作计划表，将学期的工作任务落实到每一周、每一天。此外，对于化学生物学与生物技术学院的重大活动如夏令营及国际学术论坛等进行汇总并做重点标注。为彻底落实工作内容，提升服务效能，互相监督，增进各单位交流，化学生物学与生物技术学院每月由管理行政的副院长主持召开行政例会，各个业务口行政人员积极参与。例会的召开有效监督落实工作计划与安排，确保化学生物学与生物技术学院行政工作顺利有效开展。

加大宣传力度，建设中英文网站

为了提升行政工作信息化水平，化学生物学与生物技术学院全面建设与更新学院中英文网站，并实现通知、新闻双语上网。为进一步加大招生宣传力度，学院为每一个PI单独开通实验室网站，广大学子可以通过实验室网站查询相关信息。此外，学院教务信息化水平也进一步提升，招生等工作直接在网上高效展开。

注重能力培养，增强服务意识

化学生物学与生物技术学院重视行政人员能力培养，鼓励行政人员积极参加业务能力培训并引导其记录总结工作教训及经验。此外，学院提倡学习《北京大学深圳研究生院行政教辅人员办公室行为准则》，加强行政人员服务意识，切实将行政人员身份由“管理者”转为“服务者”，将“如何更好地为师生服务”作为工作的出发点，以实际行动提升服务能力。